„Als Selbstständiger kannst du dir deinen Arbeitstag frei einteilen – traumhaft!“

Solche Aussagen höre ich regelmäßig aus meinem Umfeld. Aber stimmt das?

Es gibt natürlich Termine und Deadlines, aber in aller Regel bestimme ich tatsächlich selbst, wann ich arbeite.

Zeiteinteilung

Ich habe keinen festen Tagesablauf, sondern passe ihn an Projekte, Veranstaltungen und private Termine an. Im Normalfall arbeite ich in der kurzfristigen Planung mit einem Wochen- und einem Tagesplan.

Der Wochenplan

Manches auf diesem Plan ergibt sich von selbst. Wenn z. B. die Deadline eines Projekts ansteht, findet sich auf dem Wochenplan wahrscheinlich so etwas wie „finale Überarbeitung Projekt ABC, Seite Xy-Xz“. Anfang der Woche, oder bereits Ende der Vorwoche, stelle ich also zusammen, was in der Woche geschafft werden muss, und füge dann hinzu, was ich außerdem schaffen möchte. Einen Blogbeitrag verfassen, nach Fortbildungen suchen, einige Kapitel in einem Fachbuch durcharbeiten oder anderes.

Der Tagesplan

Meist erstelle ich im Laufe des Tages bereits die To-Do-Liste für den Folgetag. Darin finden sich Aufgaben, die ich an dem Tag bewältigen möchte. Dabei versuche ich, immer ausreichend Lücken einzuplanen. So bleibt Zeit für Anrufe und kurzfristige Kleinprojekte – und die Lücken dienen als Puffer, wenn etwas mehr Aufwand benötigt als gedacht. Allerdings plane ich ohnehin nicht minutengenau, sondern in groben Zeitfenstern.

Zeitnahme-App

In der Regel benutze ich eine App auf meinem Smartphone, um genau nachzuhalten, wie viel Zeit ich in einzelne Projekte investiere. Ich kann mich mit einem Fingerdruck ein- und wieder ausstempeln – in Projekte, die ich zuvor einmal einrichte. Die App ermöglicht mir, den Überblick über den Zeitaufwand verschiedener Projekte zu behalten. Aktuell nutze ich „Zeiterfassung“, eine kostenlose Android-App, es gibt aber zahlreiche Alternativen.

Die Mischung macht’s

Im Laufe der letzten Jahre habe ich die Erfahrung gemacht, dass ich die beste Leistung dann bringe, wenn ich unterschiedlich intensive Konzentrationsphasen aneinanderreihe. Das heißt konkret: Es ist für mich nicht ideal, den gesamten Arbeitstag mit einem Lektoratsprojekt zu verbringen. Stattdessen plane ich dafür eine oder mehrere „Fokus-Phasen“ ein, in denen ich Handy und Telefon ausschalte, nicht in die E-Mails schaue und völlig konzentriert an dem Projekt arbeite. Nach oder zwischen diesen Phasen widme ich mich dann anderen Aufgaben, die weniger Fokus benötigen, oder mache eine Pause.