Wenn ich Texte lektoriere, verwende ich dafür meistens die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in Word. Das hat den Vorteil, dass die Autor*innen transparent nachvollziehen können, welche Änderungen ich durchführe, und daraufhin selbst entscheiden, ob sie diese annehmen möchten. Wer zuvor aber nie mit dieser Funktion gearbeitet hat, kann das am Anfang verwirrend finden. Deshalb will ich kurz erläutern, wie die Änderungsnachverfolgung funktioniert. Denn eigentlich ist die Anwendung sehr einfach und nützlich.
Was bedeutet „Änderungen nachverfolgen“?
Wenn ich in Word ein Wort durch ein anderes ersetze, verschwindet das alte Wort. Wenn ich ein neues einfüge, kann ich nicht mehr sehen, dass dort vorher keins war. Der Text verändert sich ständig, ohne dass ich sehe, welche Änderungen zuletzt vorgenommen wurden. Beim Schreiben und der eigenen Textüberarbeitung ist das auch nicht nötig, würde hier sogar eher stören. Doch sobald es an die Zusammenarbeit mit mehreren Personen geht, ist es hilfreich, einsehen zu können, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.
Hier kommt die Änderungsnachverfolgung ins Spiel: Sobald diese aktiviert ist, sehe ich zwar den überarbeiteten Text, kann aber auch nachvollziehen, wie der ursprüngliche Text lautete. Wenn ich jetzt ein Wort lösche, verschwindet es nicht einfach. Stattdessen streicht Word das alte Wort durch und schreibt das neue daneben. Ähnlich werden neu ergänzte Wörter vom restlichen Text abgehoben. Denn alle Änderungen werden in einer anderen Farbe als der übrige Text angezeigt. Dadurch wird sofort klar, wo Wörter gestrichen, hinzugefügt oder umgestellt wurden. Jedes ergänzte Satzzeichen wird sichtbar und die Arbeit am Text dadurch nachvollziehbar.
Die verschiedenen Ansichtsoptionen
Die gerade beschriebene Ansicht ist jedoch nur eine von zwei Optionen. Denn wenn der ursprüngliche und neue Text die ganze Zeit nebeneinander angezeigt werden, kann das verwirrend sein. Der Text lässt sich nicht mehr einfach runterlesen, weil zwischendurch immer wieder durchgestrichene Passagen auftauchen oder einzelne Wörter besonders ins Auge stechen. Das macht es zum Beispiel schwer, Leer- und Satzzeichen im Blick zu behalten.
Deshalb lässt sich eine zweite Ansicht der Änderungsnachverfolgung wählen: eine, bei der man nur noch den überarbeiteten Text sieht. Dann zeigen nur noch rote Marker an der Textseite an, an welchen Stellen im Text Änderungen vorgenommen wurden. Dadurch lässt sich der Text flüssiger lesen und Sie können leichter beurteilen, wie Ihnen die überarbeitete Version gefällt.
Die erste Ansicht ist also hilfreich, um die Änderungen am Text im Detail nachvollziehen zu können. Die andere bietet sich für die Arbeit am Text an und um einen Eindruck des „finalen“ Textes zu bekommen.
Wo finde ich die Funktion in Word?
Um die Funktion einzuschalten, klicken Sie im oberen Menüband in Word auf „Überprüfen“. Dort finden Sie die Option „Nachverfolgung“ und können dort alle gewünschten Optionen einstellen. Durch einen Klick auf „Änderungen nachverfolgen“ lässt sich die Funktion ein- oder ausschalten, sodass sie flexibel hin- und herwechseln können.
Außerdem können Sie hier zwischen den verschiedenen Ansichten wählen: Bei der Option „Markup: alle“ sehen Sie sowohl den alten als auch den neuen Text und die Änderungen werden hervorgehoben. Wählen Sie hingegen „Einfaches Markup“ bekommen Sie nur die überarbeitete Version angezeigt. Es gibt jedoch noch eine zweite Möglichkeit, um zwischen den Ansichten zu wechseln: Dafür klicken Sie einfach auf die gerade schon erwähnten Striche am Textrand. Darüber können Sie die Überarbeitungen ausblenden oder anzeigen lassen. Wenn die Striche rot sind, ist das einfache Markup eingeschaltet. Sind Sie hingegen hellgrau, wird der Text mit den sichtbaren Änderungen angezeigt.
Oben im Menüband finden Sie zudem die Option „Überarbeitungsbereich“. Wenn Sie diese auswählen, wird Ihnen an der Dokumentseite eine Liste aller durchgeführten Änderungen angezeigt. Das bietet eine gute Übersicht und ist vor allem hilfreich, um gezielt bestimmte Änderungen anzugehen. Denn die einzelnen Stellen können einfach in der Liste ausgewählt und dadurch im Text angesteuert werden. Das kann vor allem bei umfangreicheren Manuskripten hilfreich sein.
Wie gehe ich mit den Änderungen um?
Auch beim Einpflegen der Änderungen in den Text, hilft die Funktion, da die Änderungen nun nicht mehr eigenständig übertragen werden müssen. Stattdessen lassen sich die Änderungen in Word ganz einfach annehmen – oder ablehnen, falls Sie mit einer Änderung mal nicht einverstanden sind.
Auch dafür finden Sie die entsprechende Option im oberen Menüband. Gleich neben dem Reiter „Nachverfolgung“ finden Sie die Kategorie „Änderungen“. Dort können Sie die Änderungen annehmen oder ablehnen. Außerdem können Sie zur jeweils nächsten oder vorherigen Änderung im Text springen. Alternativ können Sie eine Änderung auch mit einem Rechtsklick direkt im Text anwählen und sie dort annehmen oder ablehnen.
Was gibt es sonst noch zu beachten?
Falls Sie im Anschluss an meine Überarbeitung selbst weitere Änderungen vornehmen und mir den Text danach noch einmal zurückschicken, sollten Sie dabei ebenfalls die Nachverfolgungsfunktion eingeschaltet lassen. So kann auch ich gleich sehen, wo Sie in den Text eingegriffen haben und auf welche Stellen ich beim nächsten Durchgang ein besonderes Augenmerk legen sollte. Praktisch ist dabei auch, dass die Änderungen verschiedener Personen in unterschiedlichen Farben angezeigt werden. Dadurch wird gleich sichtbar, welche Änderungen von mir und welche von Ihnen vorgenommen wurden. Die Funktion hat also Vorteile für beide Seiten und hat sich daher für die Arbeit im Lektorat bewährt.
